منظور از اعلام بار در تجارت بین المللی چیست؟
اعلام بار در تجارت بین المللی، همان مراحل ارائه و ارسال اطلاعات بارهایی است که قرار است از یک کشور به کشور دیگر حمل شوند. این فرآیند اطلاع‌رسانی، کلیدی بین ارائه‌دهندگان خدمات حمل و نقل، صادرکنندگان، واردکنندگان، گمرک و سایر موارد و سازمان های مربوطه، در زنجیره تأمین بین المللی است. هدف اصلی اعلام بار، تسهیل و امن کردن فرآیند حمل و نقل بین المللی است.
در فرآیند اعلام بار، اطلاعات مهم و جزئیات مرتبط با بار مانند نوع بار، تعداد، وزن، ابعاد، مبدأ و مقصد، مقدار، قیمت و سایر مشخصات فنی و تجاری بار بین طرفین تجارت بین المللی به اشتراک گذاشته می‌شود. این اطلاعات به صورت الکترونیکی و با استفاده از استانداردها و فرمت‌های قابل قبول توسط صنعت حمل و نقل بین المللی ارسال می‌شوند.
سامانه اعلام بار
سامانه اعلام بار (Cargo Manifest System) یک سیستم الکترونیکی است که در صنعت حمل و نقل بین المللی استفاده می‌شود. این سامانه برای تبادل اطلاعات مربوط به بارها بین طرفین تجارت بین المللی مورد استفاده قرار می‌گیرد. این سامانه امکان ارسال و دریافت اطلاعات مربوط به بارهایی که در حال حمل و نقل بین المللی‌اند را فراهم می‌کند.
سامانه اعلام بار از قوانین و استانداردهای متعددی استفاده می‌کند تا اطلاعات بارها به صورت یکپارچه و قابل قبول توسط صنعت حمل و نقل بین المللی تبادل شوند.
این سامانه به طرفین تجارت بین المللی امکان می‌دهد تا اطلاعات مربوط به بارهای خود، از جمله جزئیات فنی و تجاری و سایر اطلاعات مرتبط را دقیق و به صورت الکترونیکی ارسال و دریافت کنند. بدین صورت طرفین، اطلاعات بیشتری در مورد ارزش گمرکی کالا خواهند داشت. این سامانه همچنین به طرفین تجارت کمک می‌کند برای حمل و نقل، ترخیص گمرکی و مدیریت زنجیره تأمین خود بهتر برنامه ریزی کنند.
رویه‌های اعلام بار
رویه‌های اعلام بار در تجارت بین المللی بر اساس استانداردها و قوانین مختلفی که در هر کشور یا منطقه ممکن است وجود داشته باشد، متفاوت است. در ادامه، برخی از این رویه‌های رایج را بررسی خواهیم کرد.
تهیه اسناد حمل و نقل
در ابتدا، صادرکننده بار باید اسناد حمل و نقل مربوطه را تهیه کند. این اسناد ممکن است شامل بارنامه (Bill of Lading)، اسناد حمل هوایی (Airway Bill)، یا مدارک دیگری که به نوع حمل و نقل بستگی دارد، باشد.
جمع‌آوری اطلاعات و اعلام بار
صادرکننده بار باید اطلاعات کامل مربوط به بار را جمع‌آوری کند. این اطلاعات شامل نوع بار، تعداد، وزن، ابعاد، مبدأ و مقصد، شرایط حمل و نقل، اطلاعات تجاری و مالی و سایر جزئیات مربوطه است.
تنظیم اطلاعات بار
صادرکننده بار باید اطلاعات جمع‌آوری شده را در قالب استاندارد مربوطه مانند (EDI) یا (XML) تنظیم کند. این اطلاعات باید به صورت دقیق و کامل ارائه شوند.
ارسال اطلاعات بار
صادرکننده بار باید اطلاعات تنظیم شده را به طرف مقابل (مانند حامل، عامل حمل و نقل یا گمرک) ارسال کند. ارسال این اطلاعات می‌تواند به صورت الکترونیکی از طریق سیستم‌های اعلام بار، ایمیل، پورتال‌های اینترنتی یا روش‌های دیگر صورت بگیرد.
تایید اطلاعات بار
طرف دریافت کننده بار باید اطلاعات دریافتی را بررسی کرده و در صورت صحت، آن‌ها را تأیید کند. اگر اطلاعات ناقص یا نادرست باشند، طرف دریافت کننده بار باید اصلاحیه‌های مورد نیاز را درخواست کند.
استفاده از اطلاعات اعلام بار
طرفین مرتبط با حمل و نقل بار باید از اطلاعات دریافت شده برای برنامه‌ریزی حمل و نقل، ترخیص گمرکی، تخمین هزینه‌ها و زمان‌بندی تحویل بار استفاده کنند.
پیگیری بار
طرفین مرتبط باید در طول فرآیند سفارش و انتقال بار، نظارت و پیگیری بر حرکت بار را انجام دهند. در این فرآیند، ممکن است از سامانه‌ها و ابزارهای مختلفی مانند ردیابی بار (Tracking System)، سامانه‌های گمرکی و سایر سامانه‌های مدیریت زنجیره تأمین استفاده شود.
این رویه‌ها به طور کلی نشان دهنده مراحل اصلی در فرآیند اعلام بار در تجارت بین المللی اند. با این حال، به دلیل تنوع در قوانین و استانداردهای مختلف، ممکن است رویه‌ها در هر کشور یا صنعت خاص متفاوت باشند. بنابراین، برای اطلاعات دقیق‌تر، بهتر است با مقامات مربوطه و منابع قانونی و تجاری مرتبط با کشور یا منطقه مورد نظر خود مشورت کنید.
روش‌های اعلام و ارسال اطلاعات بار به صورت الکترونیکی
روش‌های اعلام و ارسال اطلاعات بار به صورت الکترونیکی در صنعت حمل و نقل بین المللی عبارتند از:
- تبادل داده الکترونیکی (Electronic Data Interchange – EDI): EDI یک استاندارد بین المللی برای تبادل اطلاعات تجاری بین سیستم‌ها و سازمان‌ها است. با استفاده از EDI، اطلاعات بار به صورت الکترونیکی و بر اساس قالب‌ها و استانداردهای مشخصی مانند EDIFACT یا ANSI X12 ارسال می‌شود.
- پورتال‌های اینترنتی: برخی از شرکت‌ها و سازمان‌های حمل و نقل بین المللی، از پورتال‌های اینترنتی برای ارسال و دریافت اطلاعات بار استفاده می‌کنند. در این روش، طرفین مرتبط با حمل و نقل بار می‌توانند به پورتال وارد شده و اطلاعات را به صورت آنلاین و امن ارسال کنند.
- استفاده از سامانه‌های اعلام بار: سامانه‌های مرکزی اعلام بار که بر اساس استانداردها و قوانین مشخصی طراحی شده‌اند، به طرفین مختلف امکان ارسال و دریافت اطلاعات بار را در قالب الکترونیکی می‌دهند. این سامانه‌ها به عنوان یک پل بین طرفین عمل می‌کنند و امکان تبادل اطلاعات را فراهم می‌سازند.
- ایمیل: در برخی موارد، اطلاعات بار می‌تواند از طریق ایمیل به صورت الکترونیکی ارسال شود. اما باید توجه داشت که ایمیل ممکن است امنیت کافی را برای ارسال اطلاعات حساس فراهم نکند و ممکن است نیاز به استفاده از رمزنگاری و امضای دیجیتال داشته باشد.
- سیستم‌های مبتنی بر وب: برخی سیستم‌های مبتنی بر وب، امکان ارسال و دریافت اطلاعات بار را از طریق وب بر اساس فرمت‌های مشخصی مانند XML یا JSON می‌دهند. این سیستم‌ها ممکن است از طریق واسط‌های برنامه‌نویسی (API) نیز قابل دسترسی باشند.
در هر صورت، روش انتخابی برای ارسال اطلاعات بار به صورت الکترونیکی باید با مقررات، استانداردها و نیازهای سازمان‌ها و شرکت‌های حمل و نقل بین المللی تطابق داشته باشد و بهترین امنیت و کارایی را فراهم کند. همچنین، برای ارسال اطلاعات بار به صورت الکترونیکی ممکن است نیاز به استفاده از رمزنگاری، امضای دیجیتال و سایر مکانیزم‌های امنیتی داشته باشید تا اطلاعات بار در حین انتقال محافظت شده و از دسترسی غیرمجاز جلوگیری شود.
مدارک مورد نیاز اعلام بار
مدارک مورد نیاز برای اعلام بار ممکن است بسته به کشور، نوع بار و نوع حمل و نقل متفاوت باشد. با این حال، در برخی از موارد مدارک زیر می‌تواند برای اعلام بار مورد نیاز باشد:
فاکتور فروش (Commercial Invoice)
فاکتور فروش یک سند تجاری است که شامل اطلاعات مربوط به فروشنده، خریدار، جزئیات بار، قیمت‌ها، مقدار، ارزش و شرایط پرداخت است. این فاکتور نشان می‌دهد که بار به چه کسی ارسال شده و ارزش آن چقدر است.
مطالعه بیشتر: پروفرما اینویس و اینویس چه هستند؟ چه تفاوتی با هم دارند؟
بارنامه (Bill of Lading)
بارنامه یک سند قانونی است که جزئیات بار و شرایط حمل و نقل را شامل می‌شود. این سند نشان می‌دهد که بار از کجا بارگیری شده و به کجا تخلیه خواهد شد، شرکت حمل و نقل مسئولِ حمل و نقل است و به چه شکل هزینه حمل و نقلِ بار پرداخت می‌شود.
گواهی اصالت مبدا (Certificate of Origin)
این گواهی نشان می‌دهد که بار در کجا تولید شده است. معمولاً برای اعلام بار به کشورهای مقصد، نیاز به این گواهی وجود دارد تا اطمینان حاصل شود که بار از کشور مربوطه صادر شده است.
گواهی بهداشتی و فیتوسانیتری (Health and Phytosanitary Certificates)
در صورتی که بار شامل محصولات کشاورزی، مواد غذایی یا گیاهان باشد، ممکن است نیاز به گواهی بهداشتی و فیتوسانیتری داشته باشید. این گواهی‌ها نشان می‌دهند که بار آزمایش شده است و هیچ آفت یا بیماری خطرناکی را به سایر مناطق منتقل نمی‌کند.
بیمه‌نامه بار (Cargo Insurance Certificate)
در صورتی که بار بیمه شده باشد، بیمه‌نامه بار ممکن است مورد نیاز باشد. این بیمه‌نامه نشان می‌دهد که بار در طول حمل و نقل بیمه شده است و در صورت وقوع خسارت یا ضرر، تأمین کننده بیمه مسئول پرداخت خسارت است.
سایر مدارک لازم برای اعلام بار
بسته به شرایط خاص، ممکن است برخی مدارک خاص نیز برای اعلام بار مورد نیاز باشد. به عنوان مثال، مدارک مربوط به بارهای خطرناک، محدودیت‌های صادراتی یا وارداتی، متجاری، مجوزهای ویژه، گواهی‌های نحوه بسته‌بندی و برچسب‌گذاری، مدارک مربوط به حمل و نقل بین المللی مانند گواهی‌های رانندگی بین المللی و گواهی‌های ترانزیت نیز ممکن است برای اعلام بار مورد نیاز باشد.
نتیجه‌گیری
اعلام بار از طریق سامانه اعلام بار یک روش مدرن و الکترونیکی برای ارسال اطلاعات مربوط به بار و حمل و نقل است. این سامانه معمولاً توسط شرکت‌ها و سازمان‌های حمل و نقل بین المللی ارائه می‌شود.
کاربران می‌توانند اطلاعات مربوط به بار را در سامانه وارد کنند. بر اساس اطلاعات ثبت شده، سامانه ممکن است مدارک مورد نیاز برای حمل و نقل بار را صادر کند. با استفاده از سامانه اعلام بار، کاربران می‌توانند بار خود را پیگیری و وضعیت حمل و نقل را ردیابی کنند.
همچنین می‌توانند اطلاعات مربوط به بار را به سرعت و به صورت الکترونیکی به مقصد ارسال کنند و از طریق سامانه نیز اطلاعات جدید دریافت کنند.