پروفرما اینویس و اینویس چه هستند؟ چه تفاوتی با هم دارند؟
اسناد زیادی در خرید کالا یا خدمات در بازرگانی داخلی یا بین‌المللی مورد استفاده قرار می‌گیرند. از مهم‌ترین این اسناد می‌توان به مواردی اشاره کرد که مربوط به صدور قیمت کالا یا خدمات هستند. صورت حسابی که در آن، مشتری مشاهده می‌کند در ازای خرید کالا یا خدمات خاص چه هزینه‌ای را باید بپردازد. پروفرما اینویس (Proforma Invoice) و اینویس (Invoice) که به عنوان پیش فاکتور و فاکتور نیز شناخته می‌شوند از جمله این اسناد هستند.
در فرایندهای تجاری تا پیش از نهایی شدن یک قرارداد، مذاکره بین خریدار و فروشنده در خصوص مواردی مانند کالا یا خدمات ارائه شده، قیمت و تخفیف صورت می‌گیرد. نتیجه اولیه این مذاکرات ارائه سندی تحت عنوان پروفرما اینویس یا پیش فاکتور است. پس از تهیه این سند و ارسال آن به خریدار، نتیجه نهایی مذاکرات حاصل می‌شود که در سندی با اصطلاح فاکتور یا پرفرما قابل ارائه است.
پروفرما چیست؟
پیش فاکتور یا پروفرما اینویس یک صورت حساب اولیه فروش است که قبل از اتمام کار برای مشتری ارسال می‌شود. برخلاف فاکتور معمولی، این برگه تعهدی به کالاها یا خدماتی است که هنوز تحویل داده نشده‌اند. پروفرما اینویس شامل کارهایی که باید تکمیل یا کالاهایی که باید ارائه شوند است، به همراه مقدار و قیمت هر کدام از آنها می باشد.
شباهت‌هایی بین پیش فاکتورها و فاکتورهای تجاری وجود دارد، اما هر کدام متفاوت عمل می‌کنند. به عنوان مثال، پیش فاکتورها برای اهداف حسابداری توسط هیچ طرفی استفاده نمی‌شوند. به این دلیل است که پروفرما یک تقاضا یا درخواست پرداخت نیست، بلکه مظنه است.
به عبارت ساده، پروفرما اینویس یک تخمین اولیه است که به تشریح کالاها یا خدماتی می‌پردازد که هنوز تحویل نشده‌اند. پیش از موعد به خریدار متعهد داده می‌شود و اطمینان حاصل می‌شود که خریدار و فروشنده هر دو در مورد پیشنهادات و موارد مطرح شده به توافق رسیده‌اند.
برخلاف صورت حساب نهایی که همراه با فروش یا مالیات است، پروفرما اینویس‌ها از نظر فنی تکمیل نمی‌شوند، زیرا شماره فاکتور قانونی نیاز ندارند. آن را به عنوان تخمین اولیه‌ای در نظر بگیرید که از غافل‌گیری یا اختلافات غیرمنتظره جلوگیری می‌کند. همچنین به مشتریان احتمالی یک نمای کلی از فروش شامل قیمت‌ها، جدول زمانی و شرایط می‌دهند.
هدف تنظیم پروفرما اینویس (Proforma Invoice)
پیش فاکتور یا پروفرما اینویس فرآیند فروش را ساده‌تر می‌کند. پس از پایان مذاکرات و توافق طرفین، می‌توان یک پیش فاکتور را به عنوان توافق اولیه آماده کرد و به مشتری اطلاع داد که دقیقاً انتظار چه چیزی را داشته باشد. سپس مشتری تأیید نهایی قیمت و سایر شرایط ارائه خدمات و کالا را بیان می‌کند.
شما به عنوان فروشنده، ارائه دهنده کالا یا خدماتی هستید که لازم است یک فاکتور رسمی و نهایی برای درخواست پرداخت صادر کنید. اما کاربردهای دیگری نیز وجود دارد از جمله:
- اعلام ارزش کالا به گمرکات، تضمین روند تحویل بدون مشکل
- ارائه فاکتور، زمانی که تمام جزئیات مورد نیاز برای ارائه یک فاکتور تجاری استاندارد را ندارید
- تسهیل فرآیند تأیید در خرید داخلی شرکت
چرا کسب و کارها از پیش فاکتورها استفاده می‌کنند؟
معمولاً دو حالت وجود دارد که یک کسب و کار ممکن است از پروفرما اینویس استفاده کند:
1- سفارشات ویژه
برای شرکت‌های تولیدی، سفارش‌های ویژه یک فرصت عالی برای ارائه پیش فاکتور است. به این دلیل که اگر خریدار تصمیم بگیرد به دلیل عواملی مانند هزینه یا جدول زمانی تحویل، در آخرین لحظه خرید خود را انجام ندهد، ممکن است با انجام یک سفارش، زمان و هزینه خود را از دست بدهید.
اگر شرکت تولیدی شما سفارش بزرگی دریافت کند، ارسال پروفرما اینویس ایده خوبی است؛ زیرا با گنجاندن اطلاعات مربوط به محصول، مقدار، هزینه، تاریخ تحویل و سایر جزئیات فروش، اطمینان حاصل می‌کنید که مشتری از تمام شرایط خدمات آگاه است.
2- واردات و تجارت بین‌المللی
بسیاری از مشاغل از فاکتورهای اولیه برای اهداف گمرکی استفاده می‌کنند. هنگام حمل و نقل بین‌المللی، باید خلاصه‌ای دقیق از کالاهای ارسالی یا دریافتی ارائه دهید. اکثر آژانس‌های گمرکی به ارزش یک کالا و همچنین جزئیات مربوط به وزن، بسته‌بندی، هزینه‌های حمل و نقل و موارد دیگر نیاز دارند.
گنجاندن پیش فاکتور یا پروفرما اینویس همراه با محموله شما، تجارت بین‌المللی و واردات کالا را تا حد امکان بدون دردسر می‌کند. همچنین روند تأیید را سرعت می‌بخشد و این اطمینان ایجاد می‌شود که شما موارد خواسته شده مشتری را به موقع تحویل می‌دهید.
پس از آماده کردن پروفرما اینویس، مهم است که بدانید چه زمانی آن را ارسال کنید. به طور طبیعی، باید اطمینان حاصل کنید که مشتری شما پیش فاکتور نهایی را قبل از تحویل کار یا کالا دریافت می‌کند. با این حال، معمولاً پیش فاکتور نهایی را قبل از پایان مذاکرات ارسال نمی‌کنند.
اینجاست که پیش فاکتور و تخمین متعارف‌تر نیاز است. مظنه‌ها یک راه عالی برای قرار دادن مبلغ اولیه در معامله هستند که به مشتری اطلاع می‌دهند اگر مذاکره دیگری وجود داشته باشد، می‌توانید در صورت نیاز موارد دیگری را هم تنظیم کنید.
اینویس (Invoice) چیست؟
بعد از انجام مذاکرات اولیه و سپس توافق نهایی بین خریدار و فروشنده در خصوص موارد مطرح شده در پروفرما اینویس و پذیرفتن کامل شرایط؛ سفارش خرید از سوی خریدار مطرح می‌شود. در این مرحله که معامله در حال انجام است، خریدار با ارائه اینویس یا فاکتور نهایی تمام موارد توافق شده از جمله جزئیات کالا یا خدمات، مقدار، هزینه و زمان را تنظیم می‌کند و برای خریدار ارسال می‌کند.
استفاده از پیش فاکتور یا پروفرما اینویس باعث شده تا انتظارات خریدار از فروشنده به وضوح مشخص شود. همچنین نحوه ارائه کالا یا خدمات همراه با قیمت از سوی فروشنده نیز مطرح شود. در این صورت می‌توان به راحتی اینویس را تنظیم کرد.
این فاکتور رسمی و نهایی به عنوان یک ابزار تجاری است که طرفین معامله در مورد لزوم انجام آن دارای تعهد رسمی هستند. زمان تحویل این سند همزمان با ارائه خدمات یا کالا از سوی فروشنده است. با ارائه اینویس خریدار به فروشنده درخواست پرداخت را اعلام می‌نماید. بدین ترتیب دیگر مذاکرات اضافی نیاز نیست و همه شرایط و موارد از قبل مورد مذاکره و توافق قرار گرفته‌اند. طرفین در این مرحله تنها به تعهد خود عمل می‌کنند.
تفاوت‌ها و تشابه‌های پروفرما اینویس و اینویس
فاکتور فروش نهایی یا اینویس (که فاکتور تجاری، فاکتور نهایی یا فاکتور رسمی نیز نامیده می‌شود) یک ابزار تجاری است که کل مبلغ سررسید را بیان می‌کند و درخواست پرداخت را ارائه می‌دهد. پیش فاکتور یا پروفرما اینویس یک اعلام توسط فروشنده برای ارائه محصولات یا خدمات در آینده است و یک توافق نامه اولیه است که الزام قانونی ندارد.
در ادامه برخی از تفاوت‌های کلیدی دیگری که بین فاکتورهای پروفرما و فاکتورهای تجاری وجود دارد، برایتان آماده کرده‌ایم:
تعریف:
- فاکتور: یک ابزار تجاری است که برای خریدار ارسال می‌شود و تأیید می‌کند فروش رخ داده و درخواست پرداخت می‌کند.
- پیش فاکتور: یک پیشنهاد کتبی، تخمینی یا قیمتی که قبل از صدور صورت حساب ارسال می‌شود و جزئیات کالاها و خدماتی که هنوز تحویل داده نشده‌اند را ارائه می‌دهد.
زمان صدور:
- اینویس: پس از سفارش، تحویل و انجام کار یا کالا صادر می‌شود
- پروفرما اینویس: قبل از ثبت سفارش صادر شده است
هدف:
- فاکتور: روشی است همراه با الزام قانونی برای اطلاع دادن به خریدار در مورد مبلغ بدهی برای کالاها و خدماتی که ارائه شده است
- پیش فاکتور: یک توافق غیر الزامی برای کمک به خریدار برای اینکه بداند باید انتظار چه چیزی را داشته باشد و همچنین واردات بین‌المللی و تجارت را کارآمدتر کند.
قالب:
- اینویس: شامل لوگوی کسب و کار، اطلاعات تماس، آدرس صورتحساب و اطلاعات و همچنین بخش شرایط و ضوابط، و شماره فاکتور رسمی است.
- پروفرما اینویس: شامل تمام اطلاعاتی است که یک فاکتور استاندارد شامل می‌شود (جزئیات تماس، اطلاعات تجاری و…) اما باید به وضوح برچسب “پروفرما اینویس یا پیش فاکتور” را داشته باشد و مشخص شود که فاکتور نهایی نیست.
استفاده حسابداری:
- فاکتور: یک فاکتور تجاری برای پرداخت صورتحساب ضروری است و برای ثبت در حساب‌های دریافتی و یا حساب‌های پرداختی استفاده می‌شود. باید یک شماره فاکتور داشته باشد که به عنوان مرجع در بخش حسابداری ثبت شود و در صورت ممیزی حساب‌ها از آن پشتیبانی شود.
- پیش فاکتور: در کسب و کار از مبلغی که باید پرداخت شود و زمانی که باید پرداخت شود، یک ایده کلی می‌دهد. پیش فاکتورها توسط دپارتمان حساب‌های پرداختی یا دریافتی استفاده نمی‌شوند، اما همچنان باید یک شماره پیش فاکتور به منظور بایگانی داشته باشند.
مطالعه بیشتر: راهنمای کامل خدمات ارزی بازرگانی تعریف، مزایا و کاربردها
مزایا و معایب استفاده از پروفرما اینویس و اینویس
پروفرما اینویس یا پیش فاکتور باعث ایجاد دید خوبی برای طرفین معامله نسبت به موارد مهم قرارداد می‌شود. چنین فرایندی در چندین رفت و برگشت تنظیم می‌شود و در نهایت به توافق طرفین نسبت به موارد مطرح شده منجر می‌شود. اما همین فرآیند رفت و برگشتی امکان دارد باعث ایجاد چالش‌هایی شود.
تنظیم پروفرما اینویس باعث می‌شود تا قیمت و شرایط تعهدات بین دو طرف قرارداد به خوبی مشخص شود و انجام مذاکرات متعدد در حین تنظیم پروفرما اینویس تا حد زیادی فرآیند اعلام هزینه و شرایط محصولات یا خدمات را بهبود می‌بخشد.
اگر در قراردادی تنها اینویس یا فاکتور نهایی برای خریدار ارسال گردد امکان وجود ابهامات بسیار زیاد خواهد شد و همچنین عدم توافق در موارد بین دو طرف باعث تأخیر در ارائه کالا یا خدمت به خریدار می‌گردد.
نتیجه‌گیری
پروفرما اینویس‌ها یا فاکتورهای اولیه اسناد قانونی نیستند. در حالی که برای بسیاری از عملیات تجاری حیاتی هستند اما نمی‌توان از آنها برای مطالبه پرداخت استفاده کرد. استفاده از پیش فاکتور درخواست مطالبه‌ای را برای خریدار ایجاد نمی‌کند.
همچنین پیش فاکتور از نظر فنی نمی‌تواند لغو شود؛ زیرا نیازی به لغو آن نیست. آنها مانند یک فاکتور تجاری، یک رسید، یا یک صورتحساب فروش نبوده و الزام قانونی ندارند.
پیش فاکتور همانند فاکتور رسمی، یک رکن اصلی از یک معامله نیست، بلکه یک برآورد تخمینی است. به عنوان یک خریدار، قبل از پرداخت باید منتظر صورتحساب فروش و یا فاکتور نهایی یا پروفرما باشید. البته در برخی از مشاغل ممکن است به عنوان یک حسن نیت حرفه‌ای، پیش پرداخت جزئی را قبل از تحویل کالا یا خدمات انجام دهند.
همان طور که گفته شد اینویس، رسیدی است که جزئیات یک معامله انجام شده را تأیید می‌کند؛ اما یک پروفرما اینویس باید قبل از آن برای توافق و مذاکره در مورد موارد مطرح شده از جمله نوع کالا یا خدمات ارائه شده و قیمت ارائه شود.