برخی تاجران برای بررسی کیفیت کالا قبل از واردات، درخواست نمونه بار یا سمپل می‌کنند. سمپل محصولات، نمونه اولیه‌ای از محصول است که جهت ارزیابی کیفیت و کارایی برای مشتری ارسال می‌شود. بعد از بررسی، در صورتی که سمپل از کیفیت کافی برخوردار باشد، سفارش عمده انجام می‌شود. سمپل پیش از واردات کلی باعث می‌شود که از سرمایه در برابر ضررهای مالی محافظت شود.
ارسال سمپل علاوه بر خریدار، به نفع تأمین کننده نیز هست. تأمین کننده با ارسال سمپل از رضایت مشتری مطمئن می‌شود. در این صورت مشتری با اطمینان کامل بار اصلی‌اش را تهیه می‌کند و از برگرداندن اقلام جلوگیری می‌شود.
در صورتی که قصد واردات کالا از چین یا سایر کشورها را دارید، می‌توانید به تأمین کننده درخواست نمونه بار دهید. به این ترتیب می‌توانید از کیفیت محصول، سبک بسته بندی، ویژگی‌های محصول و اعتبار فروشنده مطمئن شوید.
شما می‌توانید برای خرید هر نوع لوازم یدکی، پوشاک، مواد غذایی، لوازم آرایشی و بهداشتی، لوازم خانگی و… درخواست سمپل دهید. اما معمولاً برندها و شرکت‌های معروف ارسال سمپل ندارند. همچنین کالاهایی که در نمایندگی‌های برندهای معروف دنیا به فروش می‌رسند، نیاز به سمپل ندارند.
علاوه بر اینها شرکت‌هایی که محصولات بزرگی مثل خودرو، ماشین آلات صنعتی و کشاورزی و محصولات غول پیکر دیگر را تولید می‌کنند، معمولاً سمپل پیش از واردات کلی نمی‌فرستند. برای این قبیل محصولات، شما باید با بررسی ویژگی‌های محصول یا مشاهده فیلم و عکس‌های محصول، تصمیم به خرید بگیرید.
در صورت امکان با مراجعه به کشور موردنظر می‌توانید محصولات را از نزدیک مورد بررسی قرار دهید.
مزایای واردات نمونه بار
- با تهیه نمونه محصول از نوع کیفیت محصول، نوع بسته بندی، اصالت و عملکرد محصول مطمئن می‌شوید.
- با دریافت و بررسی سمپل از ضرر مالی تا حد زیادی جلوگیری می‌شود.
- با خرید نمونه محصول می‌توانید محصول را بررسی کنید و در صورت نداشتن ویژگی‌های مدنظرتان، خرید عمده انجام ندهید.
- اگر فقط یک محصول برای تست تهیه کنید، در صورت بی کیفیت بودن محصول در زمانتان صرفه جویی کرده‌اید؛ چرا که لازم نیست زمان و هزینه‌تان را برای عودت بار عمده صرف کنید.
- بررسی سمپل این امکان را می‌دهد تا قبل از بستن قرارداد، درباره قیمت، کیفیت و سایر شرایط قرارداد به توافق برسید.
- خریدار می‌تواند با دریافت سمپل اولیه از چندین فروشنده، محصولات آنها را با هم مقایسه کرده و بهترین محصول را انتخاب نماید.
- با واردات نمونه کالا، با تأمین کنندگان مختلفی آشنا می‌شوید و با مقایسه محصولاتشان، بهترین فرد را برای تأمین کالا در همین نوبت یا نوبت‌های بعدی انتخاب می‌کنید.
- اگر کیفیت نمونه بار با محموله اصلی یکی نباشد، مدرک مستدلی برای ارائه خواهید داشت. می‌توان از این مدرک برای لغو قرارداد و دریافت خسارت استفاده کرد.
ارسال نمونه آزمایشی کالا برای تأمین کننده نیز مزایایی دارد:
- فروشندگان با ارسال نمونه محصول، اعتماد خریدار را به دست می‌آورند. به این ترتیب می‌توانند مشتریان وفادار بیشتری به دست آورند.
- ارسال سمپل نوعی تبلیغ محسوب می‌شود. با ارسال نمونه، حتی اگر مشتری برای همان زمان از تأمین کننده خرید نکند، محصول فروشنده در ذهنش باقی می‌ماند.
- با ارسال نمونه بار، تأمین کنندگان در تولید محصول و ویژگی‌های جانبی محصول سنجیده‌تر عمل می‌کنند. به این ترتیب کیفیت محصولات را به مرور زمان بهبود می‌دهند.
- با ارسال سمپل، مرجوعی محصول توسط مشتریان کمتر می‌شود.
- سمپل محصول باعث می‌شود مشتریان به مرور زمان بازخورد بدهند و فروشنده بر اساس بازخورد مشتریان محصولش را بهبود دهد. وقتی محصولی از دید مشتری بهترین باشد، به احتمال زیاد مشتریان دیگر هم رضایت بالایی از آن خواهند داشت.
- ارسال سمپل نوعی تبلیغ، بازاریابی و اعتمادسازی برای فروشنده است.
مراحل ارسال نمونه کالا از چین
فرایند ارسال نمونه بار تفاوت چندانی با واردات عمده از چین ندارد. این فرایند شامل مراحل زیر است:
- کالای مورد نیازتان و مشخصاتی که از این محصول انتظار دارید را مشخص کنید.
- قبل از اقدام به واردات، قوانین گمرکی کشور خودتان و کشور مبدأ را بررسی کنید. مجوزها، مالیات و تعرفه‌های دیگر، موارد مهمی هستند که باید نسبت به آنها اطلاعات کسب کنید. گاهی ممکن است نیاز باشد با یک شرکت بازرگانی معتبر مشورت کنید یا حتی مراحل واردات را به آنها واگذار کنید.
- واردکنندگانی را پیدا کنید که محصول مورد توقع شما را ارائه می‌دهند. تأمین کنندگان معتبر را می‌توانید از جستجو در وب سایت‌های علی بابا و علی اکسپرس بیابید. شرکت در نمایشگاه‌های معتبر بین المللی و برقراری ارتباط با اتاق‌های بازرگانی از دیگر روش‌های یافتن تأمین کننده معتبر هستند. تأمین کننده حتماً باید از شهرت و سابقه خوبی برخوردار باشد. برای تشخیص اعتبار تأمین کننده از نظرات مشتریان قبلی مطلع شوید. همچنین مجوزها و گواهینامه‌های تأمین کننده را بررسی کنید.
- بعد از انتخاب تأمین کننده مناسب، با او درباره شرایط ارسال نمونه بار صحبت کنید. در این مذاکره باید نوع محصولات و تعداد نمونه محصول، هزینه خرید نمونه محصول، هزینه حمل و نقل و مدت زمان ارسال محصول را تعیین گردد.
- در مرحله بعدی باید هزینه نمونه و هزینه حمل و نقل را پرداخت کنید تا تأمین کننده نمونه بار را برایتان بفرستد. اگر امکان پرداخت وجه از طریق درگاه‌های پرداخت چین را ندارید، می‌توانید با حواله یوان چین هزینه را بپردازید.
- حالا باید مراحل گمرکی برای ارسال نمونه کالاها انجام شود. در این مرحله باید اسنادی مثل لیست بار، فاکتور تجاری و مجوزهای واردات به اداره گمرک کشور مبدأ ارائه شوند.
- بعد از تکمیل مراحل گمرکی و ترخیص نمونه بار، شما به عنوان گیرنده باید وضعیت ارسال نمونه را پیگیری کنید تا مطمئن شوید که محصولتان به موقع ارسال شده است. بهتر است تأمین کننده کد رهگیری شرکت حمل و نقل بین المللی را برایتان ارسال کند. با این کار شما می‌توانید هر زمانی از موقعیت جغرافیایی بسته مطلع شوید.
- آزاد سازی کالا از گمرک، نیازمند مدارکی است که صاحب کالا یا نماینده قانونی‌اش باید آن را ارائه دهند. بعد از تحویل مدارک می‌توانید نمونه بارتان را ترخیص کنید.
- بعد از دریافت نمونه بار، محصولات را با دقت بررسی کنید تا از کیفیت آنها مطمئن شوید. در صورت هرگونه مغایرت موضوع را با تأمین کننده در میان بگذارید.
مدارک لازم برای واردات نمونه بار
واردات سمپل نیازمند ارائه مدارک کاملی است. بدون این مدارک امکان ورود محصولات را نخواهید داشت. در این بخش لیست کامل مدارک لازم برای واردات سمپل را معرفی کرده‌ایم.
- فاکتور تجاری: در فاکتور تجاری جزئیات مربوط به سفارش، اطلاعات خریدار و فروشنده، لیست کامل کالاها و اطلاعات آنها و… ثبت شده است.
- لیست بار: در این لیست، محتویات تمام بسته‌های ارسالی مشخص شده است. علاوه بر نام کالا، وزن، ابعاد و ویژگی‌های دیگر محصول نیز ذکر می‌شود.
- سند حمل و نقل: شرکت حمل و نقل بعد از ثبت قرارداد، سندی ارائه می‌دهد که به آن Bill of Lading می‌گویند. این سند به عنوان یک مدرک مهم برای آزادسازی نمونه بار محسوب می‌شود.
- مجوز واردات: برخی کالاها قبل از واردات نیاز به دریافت مجوزهای ویژه دارند. در صورت نیاز به دریافت مجوز، باید نسبت به این کار اقدام شود.
- گواهی مبدأ: این سند توسط اتاق بازرگانی یا مقامات ذی ربط در کشور مبدأ صادر می‌شود.
- گواهی سلامت و استاندارد: برخی کالاها مثل مواد غذایی یا داروها، نیاز به تاییدیه های بهداشتی یا دریافت مجوز خاص دارند.
- گواهی بازرسی: گاهی لازم است که کیفیت یا ویژگی‌های فنی یک محصول توسط سازمان ثالث تأیید شود. در صورتی که محصول شما نیاز به گواهی بازرسی داشته باشد، باید مراحل دریافت آن را طی کنید.
- سایر مدارک: بسته به نوع بار، ممکن است نیاز به دریافت مجوز یا ارائه مدارک دیگری داشته باشید.
نکات مهم در استفاده از سمپل و نمونه بار
- در تجارت بین المللی هر کالای وارداتی، حتی اگر سمپل باشد، نیاز به ترخیص دارد. پس اگر به فکر واردات سمپل هستید، باید مراحل ترخیص سمپل را نیز طی کنید. در صورتی که تجربه‌ای در این زمینه ندارید، می‌توانید از شرکت‌های بازرگانی کمک بگیرید.
- برای تهیه نمونه بار می‌توان به چند طریق اقدام کرد. ارتباط مستقیم با فروشند. استفاده از پلتفرم‌های آنلاین مثل Alibaba برای جستجو در میان تأمین کنندگان مختلف و حضور در نمایشگاه‌های بین المللی راه‌های یافتن تأمین کننده هستند.
- برای اینکه هزینه‌ای به عنوان عوارض گمرکی پرداخت نکنید، ارزیاب گمرک باید تأیید کند که بار شما نمونه محصول است. برای همین تعداد و نوع کالاها در ارسال نمونه بار خیلی مهم است. در صورتی که حتی یک قلم از محصولات به عنوان کالای مصرفی تشخیص داده شوند، طبق قوانین باید عوارض گمرکی پرداخت شود
- قبل از واردات سمپل، از زمان تقریبی حمل و ترخیص سمپل مطمئن شوید. مدت زمان ترخیص در روش حمل هوایی حدود 10-7 روز است. همچنین زمان تقریبی رسیدن کالا در روش حمل دریایی 25-20 روز است.
- دریافت و حمل کالای سمپل برای بعضی کالاها امکان پذیر نیست؛ برای مثال انواع ماشین آلات و دستگاه‌های صنعتی امکان واردات سمپل ندارند.
- لیست مدارک مورد نیاز برای ترخیص نمونه بار، بسته به کشور مقصد و نوع کالاها تا حدودی متفاوت است.
- برخی مدارک لازم برای واردات شامل فاکتور تجاری، لیست بار، هوابرد، گواهی مبدأ، مجوز واردات، گواهی سلامت و استاندارد، گواهی بازرسی و اسناد تعهدات گمرکی می‌باشند.
- عواملی مثل نوسان نرخ ارز، تغییر قوانین گمرکی، نوع خدمات شرکت حمل و… بر بالاتر رفتن هزینه ارسال نمونه بار تأثیر می‌گذارند. البته عوامل اصلی تأثیرگذار بر قیمت حمل نمونه بار، فاصله کشور مبدأ و مقصد، وزن بار، حجم بار، نوع نمونه، ارزش نمونه و روش حمل (زمینی، دریایی یا هوایی) هستند.
- برای واردات برخی سمپل‌ها، نیاز به دریافت مجوز از ارگان یا سازمان‌های ویژه خواهید داشت.